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TRASPコラム

【目的別】業務効率化ツール16選!費用や導入手順もわかりやすく解説

ビジネス

更新日:2022.04.17
公開日:2019.12.24

【目的別】業務効率化ツール16選!費用や導入手順もわかりやすく解説

 

働き方改革やテレワークの推進により、業務効率化をすすめる企業が増えましたね。

しかし、「効率化ってどうすればいい?」「どのツールを使えばいい?」などと悩んでいる企業の担当者も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、これから先も長く使えそうな業務効率化ツールを16個厳選してみました。

 

さまざまな企業の集客をWebで支援しているTRASPが、社内でも重宝しているツールや導入コスト、導入手順についてわかりやすく解説してお教えします。

 

業務効率化ツールとは?

業務効率化ツールとは?

 

業務効率化ツールとは、仕事をすすめるうえでムダなタスクを減らして生産性向上をはかるWeb上のアプリケーションソフトのことです。

 

これまで時間がかかっていたり、二度手間だったりと非効率な作業をツールを使うことで省略でき、より少ない工数でゴールまでたどりつくことが可能になります。

業務効率化ツールを導入すべき理由

これまで紙や電話や人によってアナログに管理され、共有性のまったくないまま作業を進められている企業も多いと思います。たとえば、

  • 資料の修正依頼を電話で伝えたが、できあがった資料を見たら電話で言った内容と違った
  • 取引先に行くのに、毎月交通費が高額になっている
  • 誰が何のプロジェクトの担当者なのか、いちいちフォルダから組織図を探して確認しないといけない
  • 契約書に押印がなかったので再送付になった。契約書の郵送や確認だけで2週間かかった。
  • デスクの上には請求書やチェックしなければならない紙がいつも山積みだ

といったことはありませんか?

アナログのままでは人と時間を有意義に使えず、無駄を生んでしまっています。
もしひとつでもあてはまるものがあれば、業務効率化ツールを導入すべきです。

 

もし電話で伝えた内容をツール上でタスクとして記録していたら、認識の相違は防げます。
ビデオ通話があれば取引先への訪問や社内ミーティングの負担が減らせるでしょう。

 

このように社内でも、取引先やクライアントとも、効率良くスピーディに情報が共有できれば、その削減できた時間でもっとビジネスを加速させる事が可能です。

 

しかしながら、やみくもにツールを導入しても業務効率化ができるわけではありません。
ツールが使いづらければ習得するまでに時間が必要ですし、マニュアル作成も必要になります。
利用料が高額なツールは、会社の経営を圧迫してしまいます。

 

会社によって仕事の進め方も規模も違うため、それぞれにあった作業効率化ツールを選定する必要があるでしょう。

 

業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールで改善できるのは、コストと時間の省略です。

一般的に少ない人材で多くの仕事をこなせれば、企業の業績はアップするでしょう。

 

必要になるのが業務の見直しや効率化ですよね。効率化を図る事で、少ない人員でも生産性を上げる事が可能になり、労働力の底上げが期待できるといえます。

 

(画像引用元:中小企業庁「Q31 業務の見直しによる、生産性向上や人手不足対応への効果」)

 

平成29年度の中小企業庁の調査では、業務プロセスを見直す事で、59.3%の人が生産性向上や人手不足への効果があったと回答しています。

実際にツールを活用する事で、得られる効果があるわけですね。

 

【コミュニケーション系】業務効率化ツール5選

【コミュニケーション系】業務効率化ツール5選

 

社員同士や取引先とのやり取りといえば、従来まではメールや電話などが多かったと思いますが、今ではさまざまなコミュニケーションツールが開発されています。直感的な操作で使いやすく、スピーディーに情報共有や会話ができるため、まだ電話やメールしか使っていないという企業は早めに導入することをおすすめします。

 

パソコン・タブレット・スマホに対応したものが多く、社内で使用するほか、事業者間やクライアントとのやり取りなどで使用されています。

1.Chatwork

chatwork

参照:https://go.chatwork.com/ja/index.html

 

国内利用者数No.1の中小企業向けビジネスチャットです。
「ビジネスコミュニケーションをこれ一つで」というキャッチコピー通り、Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションを効率よくできます。基本無料で使用でき、社内・社外問わずチャットワークのIDを持っていれば簡単に使用できるチャット型の業務効率化ツールです。

 

個人間やグループでの使用ができるほか、タスク管理やアップロードしたファイルの管理も行えます。さらにビデオ/音声通話も可能となっており、画面共有もできる便利ツールです。利用者数も多く使いやすいので、リモートやテレワークには導入しておくべきツールといえます。

 

有料版になれば、ユーザー管理やユーザーごとの機能制限なども可能です。
TRASPでは主に社内コミュニケーションや情報共有などで使用しています。

 

サービス料金
フリー:無料
ビジネス:1ユーザー500円/月
エンタープライズ:1ユーザー800円/月

 

2.Slack

Slack

参照:https://slack.com/intl/ja-jp/

 

国内外で70万人以上が利用する、社内コミュニケーションツールです。

あらゆる仕事をトピックごとに整理できるチャンネルというスペースが特徴で、仕事に必要なメンバーやファイルを一ヵ所にまとめることができるので、業務のスピードが上がります。

 

あらゆる企業のチームワークを​効率的に行い、異なるチーム、部門、オフィス、国の間という、大企業ならではの複雑なコラボレーションも、セキュアに、より効率よく行え、コミュニケーションにかかる時間と労力を大幅に削減できます。

 

どちらかというと大企業向きで、メルカリやDoCoMo、リクルートといった大手企業でも利用されています。

 

サービス料金
フリー:0円/月
スタンダード:850円/月
ビジネスプラス:1,600円/月

 

3.LINE WORKS

LINE WORKS

参照:https://line.worksmobile.com/jp/

 

日本でもっとも利用者の多いSNSであるLINEが提供している「LINE WORKS」は、いつも見慣れた画面での使用ができ、おなじみのチャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事に必要な機能をそなえたLINEのビジネス版です。

 

手軽に導入でき、教育不要ですぐに使える点がメリットでしょう。

 

サービス料金
フリー:0円/月
スタンダード:1ユーザー450円/月
アドバンスト:1ユーザー800円/月

 

4.Microsoft Teams

Teams

参照:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

 

マイクロソフトが提供するビジネスチャットツールで、Office365など同社製品と連携が可能。

チャット、通話、ビデオ共有をシンプルにまとめ、直感的な操作で使いやすい点が特徴です。一般企業のほか、教育機関などでも使われています。有料のビジネス版では、OneDriveなどのストレージサービスを始め、Office のアプリとサービスが使えます。

 

サービス料金
フリー:0円
Microsoft Teams Essentials:430円  1ユーザー/月
Microsoft 365 Business Basic:650円 1ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard:1360円 1ユーザー/月

 

5.ZOOM

zoom

参照:https://www.zoom.us/

 

リモート会議など、ビデオ通話に特化したコミュニケーションツールです。

ホストとしてライセンスを購入する方式ですが、ビデオ会議の主催者(ホスト)以外は会員登録不要で、招待用URLをクリックするだけで参加できます。社内のほか営業や顧客とのコミュニケーションにも便利です。

 

短時間の会議は無料で利用できるため、オンライン面接やオンライン面談、商品説明などさまざまなな用途で使いやすいツールです。

 

サービス料金
パーソナル:無料
プロ:1ライセンス 20,100円/年
ビジネス:1ライセンス 26,900円/年
大企業向け:1ライセンス 32,300円/年

 

【タスク・プロジェクト・顧客管理系】業務効率化ツール5選

【タスク管理系】業務効率化ツール5選

 

今まではプロジェクト毎の進捗管理やタスクなどをExcelでおこなっていた方も多いのではないでしょうか?

もちろんそれも良いですが、もっと簡単に、もっと効率よくタスク管理ができるツールがあります。

 

1.Trello(トレロ)

Trello

参照:https://trello.com/ja/home

 

タスク管理ならカンバン形式の「Trello」が便利です。
TRASPでもタスクの共有や進捗などで使用しているTrelloはボードやリスト、カードを付箋のように貼る感覚でプロジェクトを楽しく整理して優先順位をつけることができます。

 

タスクの進捗ごとに「着手・対応中・確認待ち」などとラベルを貼ってステータス管理できるので、一目で何をしなければいけないかが分かりやすく、直感的に使用することができます。

 

サービス料金
フリー:0$
スタンダード:5$/月(年間契約の場合)
プレミアム:10$/月(年間契約の場合)
エンタープライズ:17.50$/月(年間契約の場合)

 

2.Asana

asana

参照;https://asana.com/ja

 

Facebookの元エンジニアによって開発された「asana」は、チームの仕事を1つの共有場所にまとめられるタスク管理ツールです。

仕事を整理し、メンバーに割り当てることで必要な仕事、優先度の高いタスク、そして仕事の期日が一目でわかります。GmailやMicrosoft Teams、Slackなどさまざまな種類のツールと連携できる点もポイント。

 

サービス料金
Basic:0円/月
Premium:1,200円/月
Business:2,700円/月

 

3.Backlog

backlog

参照:https://backlog.com/ja/

 

わかりやすいUIで直感的に使えるデザインが特長のタスク・​プロジェクト管理ツール。

チーム全体のプロジェクト管理のほか、各プロジェクトに紐付くタスクを作成し、担当者やスケジュールを個別に設定できます。国内で利用者が増えているツールでさまざまな業種で導入されているほか開発からマーケティング、人事・総務といった職種にとらわれない使い方が魅力です。

 

サービス料金
スタータープラン:2,640円/月
スタンダードプラン:12,980円/月
プレミアムプラン:21,780円/月

4.HubSpot

Hubspot

参照:https://www.hubspot.jp/

 

マーケティングに必要なツールをひとまとめにした、支援ツールです。
CMSとしての機能を備えており、Webサイトやブログの作成、SEOの分析、広告管理、SNS管理、メール配信などさまざまな業務が可能です。顧客管理、リード獲得、データの統合など、これまで複数のアプリで行っていた作業を一元化できるのがメリットです。

 

サービス料金
スターター:5,400円/月
プロフェッショナル:96,000円/月
エンタープライズ:384,000円/月

 

5.SmartVisca

SmartVisca

https://www.sunbridge.com/smartvisca/

 

名刺管理ができるツールです。CRMの鉄板ツールであるSalesforceと連携しておりSmartViscaを通してSalesforceに登録・更新することによって、正確な顧客データの蓄積が可能。営業現場でもスマートフォンから簡単に名刺を取り込めます。

 

サービス料金
1,300円 / 月(1ID)

【ペーパーレス化・電子契約】業務効率化ツール3選

【ノート型】業務効率化ツール3選

 

ノート型業務効率化ツールは、メモやファイル保存だけでなく、音声録音機能もあり、会議の議事録として使えます。「あとで見返したいこと」を保存しておくのに便利な機能がそろっています。

 

1.Google ドライブ

Googleワークスペース

参照:https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

 

言わずと知れたGoogleが提供しているクラウドストレージサービス。
Googleスプレッドシートは複数人で同時編集ができ、URLで簡単に共有ができます。Google ドキュメントの「提案モード」では社内レビュー時間の短縮が期待できます。

 

このほかGoogleカレンダーを使えばチーム全員のスケジュールがすぐに確認でき、精度の高いOCR機能もついています。Excelやwordといったソフトとの互換性もあり、これまでExcelやほかのアプリを使っていた企業はGoogleドライブで統一すると便利でしょう。

 

Googleの機能について解説した記事もありますので参考にしてください。

 

サービス料金
無料(Googleのアカウントさえあれば使用できる)

 

2.Evernote

Evernote

参照:https://evernote.com/intl/jp

 

Evernoteは、どこでもノートを作成し、いつでも簡単に情報を見つけ、誰とでもアイデアを共有する事ができます。

 

議事録、Web ページ、プロジェクト、ToDo、リスト、Evernoteならどんな情報も記録できます。ノートの中に録音機能もついており、これがまた便利です。

 

Google chormeの拡張機能「Webクリッパー」を入れれば、ブラウザで見ているサイトをクリップし、Evernoteに同期してくれるので、あのサイトどこだっけ?なんてこともありません。ノート毎にタグを入れておけるのも検索する時に便利ですね。
有料のプレミアムであれば月間10GBまでアップロードできるので、大きなデータの共有も便利です。

 

サービス料金
フリー:0円/月
パーソナル:680円/月
プロフェッショナル:850円/月

3.CLOUDSIGN

CLOUDSIGN

参照:https://www.cloudsign.jp/

 

弁護士ドットコムが提供する、紙と印鑑だった契約作業をクラウドに置き換えるサービスです。
紙の契約書が必要なくなり、一枚一枚の契約書に印鑑を押すという作業がなくなります。また、書類の保管場所や郵送の切手代のコスト削減にもなります。

 

弁護士監修で法務省などにも認められたサービスなので、雇用契約書、労働条件通知書、金銭消費貸借契約証書、秘密保持契約書(NDA)、請求書、代理店契約書等、様々な書類・契約書類などあらゆる重要な契約にも安心して使えます。

 

サービス料金
ライト:11,000円/月
コーポレート:30,800円/月

 

【オンライン型商談・営業・会議】業務効率化ツール3選

【オンライン型商談・営業・会議】業務効率化ツール3選

 

オンライン型商談ツールは、今まで足を運んで行っていた営業活動をインターネット上で完結できるようにするツールです。これがあれば、交通費の節約だけでなく、移動時間の節約にもつながり、無駄な消耗が減ります。

 

1.SATORI

SATORI

参照:https://satori.marketing/

 

集客、顧客育成、商談といった非対面によるマーケティング活動を支援するクラウドサービスです。
シナリオの作成やステップメールも対応。セグメント機能やタグ機能を組み合わせて、サイト上にポップアップを出したり、抽出されたユーザーにメールを配信できます。

 

使いやすく、サポートも充実しているので初心者にもおすすめできます。

 

 

サービス料金
初期費用:30万円+148,000/月

 

2.ちきゅう

ちきゅう

参照:https://chikyu.net/

 

営業管理に必要な機能を押さえたシンプルな営業管理ツール。
直感的に「設定」「入力」「分析」ができるため誰でも簡単に使えて、低価格・多機能が魅力的。顧客管理や商談プロセス管理、グラフ作成、活動報告やタスク管理と、営業部門とマーケティング部門を一元管理できる点が導入メリットでしょう。

 

サービス料金
ライト:1,480円/月
スタンダード:2,480円/月
プロ:4,980円/月

 

3.会計ソフトFreee

Free

参照:https://www.freee.co.jp/

 

業界シェアNo.1を誇るクラウド型の会計ソフトです。
毎日の経理~確定申告まで対応でき、PCにインストールするソフトではなく、クラウド型のためどこからでもアクセスでき、複数人で利用できる点が魅力です。自動仕分けなどの機能があり、サクサク入力できることも使いやすさのひとつでしょう。

 

サービス料金
月額1,980円~

 

まとめ

企業の業務を効率化し、生産性を上げるツールを16選ご紹介してきました。
普段の仕事をすすめるなかで「これを自動化できたらなあ」と思うことがあったら、すでにそのようなツールが開発されているかもしれません。自社に合う業務効率化ツールを導入し、仕事のストレスを減らしてくださいね。

 

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