TRASPコラム

企業が導入すべき業務効率化ツール2019年振り返り

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2019年も残りすくなくなって参りました、今年は2019年5月1日に平成から令和へと元号が変わり、2019年10月から消費税が8%から10%へ増税され、店内での飲食と持ち帰りで税率が変わる、軽減税率などの制度ができるなど、何かと騒がしい一年でしたね。

そんな2019年ですが、今年、各企業が社内やクライアントとのやり取りで使っていたツールってどんなものがあったのでしょうか。

今回はこれから先も長く使えるツールがたくさんある中で業務効率化を実現できそうなツールを勝手に厳選してみました。
言わずと知れたGoogle系のツールやoffice系のツールは除いていますのであしからず。

 

コミュニケーション系業務効率化ツール

コミュニケーションツールと言えば、今まではメールや電話などのツールを使っている所が多いと思います。
今では様々な会社がコミュニケーション系業務効率化サービスを開発し、使いやすくスピーディーに情報共有や会話ができてしまうツールを提供してくれています。
パソコン・タブレット・スマホに対応したものが多く、事業者間やクライアントとのやり取りなどで使用されるなど、メールでは実現できなかった使い方を可能としています。

その中で2019年に使われたであろうコミュニケーション系業務効率化ツール5選をご紹介いたします。

 

 

1.コミュニケーション系ツール【Chatwork】

 

Chatwork

参照:https://go.chatwork.com/ja/index.html

 

「ビジネスコミュニケーションをこれ一つで」とつけれたキャッチ通り、ビジネスコミュニケーションをこれ一つで仕事に必要なコミュニケーションを取る事が可能です。
Chatworkは基本無料で使用する事が出来、社内・社外問わずチャットワークのIDを持っていれば簡単に使用できるチャット型の業務効率化ツールです。
個人間やグループでの使用ができるほか、タスク管理やアップロードしたファイルの管理も行えます。
さらにビデオ/音声通話も可能となっており、画面共有なんかもできるツールです。

有料版になれば、ユーザー管理やユーザーごとの機能制限なども可能です。
TRASPでは主に社内コミュニケーションや情報共有などで使用しています。

 

・サービス料金
基本無料
ビジネス : 1ユーザー500円/月
エンタープライズ : 1ユーザー800円/月
・対応端末
デスクトップ版/タブレット版/スマホ版(IOS/Android)/web版
・API連携/外部ツール連携
可能

 

 

2.コミュニケーション系ツール【Slack】

 

slack

参照:https://slack.com/intl/ja-jp/

 

「いつでもどこでも手軽にコラボレーション」と題するように、あらゆる企業のチームワークを​効率的に行い、異なるチーム、部門、オフィス、国の間という、大企業ならではの複雑なコラボレーションも、セキュアに、より効率よく行え、コミュニケーションにかかる時間と労力を大幅に削減できます。

 

・サービス料金
フリー    0円/月
スタンダード 850円/月
プラス    1,600円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/ デスクトップ版(mac / win) / web版
・API連携/外部ツール連携
可能

 

3.コミュニケーション系ツール【LINE WORKS】

 

LINE WORKS

参照:https://line.worksmobile.com/jp/

 

日本で最も利用者の多いSNSのLINEが提供している「LINE WORKS」は、いつも見慣れた画面での使用ができ、おなじみのチャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事に必要な機能を揃えたLINEのビジネス版です。

 

・サービス料金
フリー    0円/月
スタンダード 1ユーザー300円/月
ベーシック  1ユーザー500円/月
プレミアム  1ユーザー1,000円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win)
・API連携/外部ツール連携
可能

 

 

4.コミュニケーション系ツール【WowTalk】

 

WowTalk

参照:https://www.wowtalk.jp/

 

「働き方改革」は「コミュニケーション改革」から!と名打たれたサービスのWowTalkは、働き方改革でも大注目のサービスです。
直感的な操作できるように作られたデザインで誰でも使用する事ができ、導入するのに教育が必要ないサービスです。
主な機能としてチャット形式のやりとりや掲示板共有サービス、タスク管理やクリアな音質の無料通話がついています。
新機能の翻訳機能は14か国語に対応し、グローバルなビジネス展開が可能です。
利用料金もリーズナブルで、プラン毎にファイルのアップロード容量が異なります。

 

・サービス料金
シンプル 300円/月
スタンダード 500円/月
プロフェッショナル 800円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(win) / web版
・API連携/外部ツール連携
可能

 

 

5.コミュニケーション系ツール【SMART Message】

SMART Message

参照:https://lp.smartmessage.jp/

 

「金融機関も認める高セキュリティ型ビジネスチャット」と言うくらいセキュリティ面に課題のある企業に向けたコミュニケーションツールを打ち出している「SMART Message」は、実際に金融機関にも導入され、企業の情報漏洩問題や導入負担などの課題をクリアするツールです。シンプルなデザインで使いやすく、柔軟なカスタマイズができる為、管理機能やセキュリティポリシーの詳細設定や機能制限なども思いのままです。
ファイルのプレビューができるのも嬉しいポイントの一つです。
官営画面では社員毎の階級に合わせた設定やCSVの一括出力や登録が可能な所も社員数を抱える企業としては嬉しいポイントです。

 

・サービス料金
基本料金 1ユーザー300円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win) / web版
・API連携/外部ツール連携
なし

 

 

タスク管理系業務効率化ツール

今まではプロジェクト毎の進捗管理やタスクなどをエクセルでおこなっていた人も多いのではないでしょうか?もちろんそれも良いですが、もっと簡単に、もっと効率よくタスク管理ができるツールがあります。
勝手に厳選したタスク管理系業務効率化ツール5選をご紹介。

 

1.タスク管理系ツール【Trello】

 

Trello

参照:https://trello.com/ja/home

 

タスク管理ならカンバン形式の「Trello」
TRASPでもタスクの共有や進捗などで使用する事があるTrelloですが、ボードやリスト、カードを使用すると、プロジェクトを楽しく柔軟に効率よく整理して優先順位をつけることができるので、一目で何をしなければいけないかが分かりやすく直感的に使用する事ができます。

 

・サービス料金
基本無料
Business Class 9.99$/月(年間契約の場合)
Enterprise 20.83$/月(年間契約の場合)

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win) / web版

・API連携/外部ツール連携
可能

 

2.タスク管理系ツール【Asana】

 

Asana

参照;https://asana.com/ja

 

「一番大事な仕事に、もっと時間を」と題するasanaはチームの目標を見据えて、プロジェクトや日々のタスクを管理できる、ビジネスの成長を加速させる業務管理プラットフォームとして作られています。
外部サービスとの連携もadobeやgoogleをはじめとする大手サービスとの連携なども可能になっています。

 

・サービス料金
Basic 0円/月
Premium 1,200円/月
Business 2,700円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win) / web版
・API連携/外部ツール連携
可能

 

3.タスク管理系ツール【Todoist】

 

Todoist

参照:https://todoist.com/ja/

 

「Todoist で すべてのタスクを整理」と名打たれたTodoistは、やることの全体像がはっきりと把握でき、重要なタスクのやり忘れがなくなります。タスクとプロジェクトを簡単に整理 / 優先度付けができ、次にやるべきことを常に把握できます。
タスク管理ツールには欠かせないタスク共有もしっかり装備されているので複数人でも使用でき、一日や一週間の進捗や目標を設定して生産性の向上を図る事も可能です。
GmailやOutlookなどのメールクライアント用のプラグインや、ウェアラブル端末にも対応しているのも人気の理由です。

 

・サービス料金
基本無料 0円/月
プレミアム 1ユーザー338円/月(年間契約の場合)
ビジネス 1ユーザー558円/月(年間契約の場合)

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win) / ウェアラブル(Apple Watch/Wear OS) / web版
・API連携/外部ツール連携
可能

 

 

4.タスク管理系ツール【Jooto】

 

Jooto

参照:https://www.jooto.com/

 

「成功まで、チームがミズカラ動き出す」とキャッチーなタイトルがついているJootoは、楽しくカンタンな プロジェクト管理を実現して成功に導くクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールとして作られています。
複数のプロジェクトの進捗管理がうまくできない方や案件やプロジェクトの進捗が追いきれない方、認識ミスが起こりやすいチームの課題を解決し、今までかかってきいた手間を省きメンバーのマネジメントをしやすくします。
ドラック&ドロップだけで使えるシンプルなカンバン形式も良いポイントですね。

 

・サービス料金
フリー 4ユーザーまで0円/月
スタンダード 1ユーザー500円/月(5ユーザーを超えて1ユーザーあたり)
エンタープライズ 1ユーザー980円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win) / web版

・API連携/外部ツール連携
可能

 

5.タスク管理系ツール【TeamHack】

 

チームハック

参照:https://teamhack.io/

 

「1つのツールでタスク管理をスマートにチームで働く効率をグッと向上させます」と題されたTeamHackは、今まで複数のツールをまたぎ複雑に絡み合った管理を、全てが1つのツールで完結させます。
これによりリモートワークでの伝達ミスが減り、外部の協力会社さんとの連兼もスムーズになり、効率よく仕事を進める事ができます。
タスクのソートや検索機能があるのも嬉しいポイントですね。

 

・サービス料金
お試しプラン 0円/月
ビジネス   1ユーザー1,000円/月(年間契約)
フリーランス 1ユーザー1,250円/月(年間契約)

・対応端末
スマホ版(対応予定あり)/ web版

・API連携/外部ツール連携

 

 

 

ノート型業務効率化ツール

ノート型業務効率化ツールは、メモとして、会議の議事録としてなど、大事な事を保存しておくのに便利な機能が揃っています。
社内の大事な共有事項や、共有事項のアップデート、社員一人一人のアップデートなど。
勝手にノート型業務効率化ツール厳選3選をご紹介。

 

1.ノート型業務効率化ツール【Stock】

 

Stock(ストック

参照:https://www.stock-app.info/

 

「チームの情報を最も簡単に残せるツール」と題されている通り、チャットだと大事な事が流れていく、ファイル管理だと面倒!という声に上手に応えたツールです。
チームの情報管理が簡単にシンプルに行えるようになっている為、誰にでも簡単に使う事ができます。
特定のメールだけをSlackに自動で格納してくれる機能があるので、【重要】や【問い合わせ】など重要なものだけを分けて確認するなどの機能は良いかもしれません。

 

・サービス料金
フリープラン
エントリープラン:¥1,980 /月
スモールプラン :¥3,480 /月
ミドルプラン  :¥6,480 /月
ラージプラン  :¥11,400 /月
・対応端末
ios/android /web版
・API連携/外部ツール連携
なし

 

2.ノート型業務効率化ツール【Evernote】

 

Evernote

参照:https://evernote.com/intl/jp

 

「ノートを、自分らしく、整理する。」と題されたEvernoteは、その通り、どこでもノートを作成し、いつでも簡単に情報を見つけ、誰とでもアイデアを共有する事ができます。
議事録、Web ページ、プロジェクト、ToDo、リスト、Evernoteならどんな情報も記録できます。
ノートの中に録音機能もついており、これがまた便利です。
Google chormeの拡張機能「Webクリッパー」を入れれば、ブラウザで見ているサイトをクリップし、Evernoteに同期してくれるので、あのサイトどこだっけ?っていう事もありません。ノート毎にタグを入れておけるのも検索する時に便利ですね。
有料のプレミアムであれば月間10GBまでアップロードできるので、大きなデータの共有も便利です。

 

・サービス料金
基本無料 0円/月
プレミアム 600円/月

・対応端末
スマホ版(IOS/Android)/デスクトップ版(mac / win) / web版

・API連携/外部ツール連携
可能

 

 

3.ノート型業務効率化ツール【GIJI】

 

GIJI -ギジ-

参照:https://web.giji.io/

 

「議事録のWEB化で会議のムダを省く」とキャッチが付けられたGIJIは、その名の通り、議事録を作成する事に特化したツールです。
今日の議事録誰がとった?どこにある?そんな事がなくなりそうです。
音声認識で議事録作成ができるようになったとかでさらに便利になりそうですね、これでもう議事録を気にしながらする会議にはサヨナラできそうです。

 

・サービス料金
Free/Community 0円/月
Standard    1ユーザー300円/月
On-Premises  1ユーザー500円/月

・対応端末
web版

・API連携/外部ツール連携

 

 

 

オンライン型商談ツール

オンライン型商談津ツールは、今まで足を運んで行っていた営業活動をインターネット上で完結できるようにするツールです。
これがあれば、交通費の節約だけでなく、移動時間の節約にもつながり、無駄な消耗が減ります。
勝手にオンライン型商談ツールを3つご紹介いたします。

 

 

1・オンライン型商談ツール【bellFace】

 

ベルフェイス(bellFace

参照:https://bell-face.com/

 

「5秒でつながるWeb会議システム」と題するbellFaceの強味はなんといっても、Web上での商談に特化し、「5秒でつながる」と言っていい程、早くオンライン商談が可能になります。
使い方は驚く程簡単で、ベルフェイスのトップページの「接続ナンバーを発行」のボタンから4桁の番号を教えてもらうだけです。
後は、管理画面から数字を入力すれば、商談スタートです。
音声は途切れやすいインターネット回線ではなく、電話回線を使用するので、声が聞こえなくなることもなく、安心して話を進められます。
共有メモや画面共有、名刺機能やトークスクリプト機能なども便利です。最近は多拠点機能なども備え、日々進化して行っています。
契約すればbellFac Tシャツ貰えました。

 

・サービス料金
初期費用:20万円
Light 72,000円/月(3ルーム使用可能)
Business 144,000円/月(6ルーム使用可能)
Professional 216,000円/月(9ルーム使用可能)

 

 

2・オンライン型商談ツール【zoom】

 

Zoom

参照:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html/

 

「あらゆるデバイスでの簡単なビデオ会議とメッセージング」と銘打たれたzoomはデスクトップからモバイルまで端末を選ぶ事なくビデオ会議を行う事ができます。
HDビデオと音声をミーティングに投入すれば、最大1000人がビデオ会議に参加する事ができ、複数支店がある企業や大規模会議にも活用できそうですね。導入も使用方法も簡単に設計されているので誰でも使用する事ができます。

 

・サービス料金
基本料金 0円/月
プロ   2,000円/月
ビジネス 2,700円/月

 

 

3・オンライン型商談ツール【Whereby(appear.in)】

 

Whereby

参照:https://whereby.com/

 

登録不要で使用でき、URLの発行のみでビデオチャットができるappear.inは、現在Wherebyと言う名前に変更されています。
パソコンかiPhoneとインターネット環境があれば、事前にアカウント設定やアプリのインストール等が必要ない、Web会議のためのツールです。使用しやすいツールではあるとは思うのですが、日本語に対応していたらもっと良かったかもしれません。

 

・サービス料金
Free 0$/月
Pro  9.99$/月
Business  59.99$/月

 

 

 

業務効率化ツールまとめ

いかがだったでしょうか、仕事のスケジュールや管理を記録が取れるツールや、簡単にコミュニケーションが取れるツール、オンラインで商談ができるツールなど2019年に使われたであろう業務効率化ツールをまとめてみました。
この中にないツールもたくさんあるかと思いますが、一度使うと離れられないツールがたくさんあります。

 

業務効率化ツールを使用する理由

これまで紹介した業務効率化ツールを使用するには理由があります、これまでアナログに管理され、共有性の全くないまま作業を進められていた企業様にとって一番怖いのは人と時間を有意義に使えず無駄を生んでしまっていた事ではないでしょうか。

社内でもお客様とも効率良くスピーディに情報が共有できれば、その削減できた時間でもっとビジネスを加速させる事が可能です。

しなしながら、全てのツールが全ての企業の業務効率化に貢献できるわけではありません、会社によって仕事の進め方も違えば規模も違うと思うます。

それぞれにあった作業効率化ツールを使用する必要があります。

 

業務効率化ツールを導入するきっかけ

多くの企業様で言われているのが、人手不足です。

その問題をかかえ、今いる人材でどうにか仕事を回し、会社を大きくしなければならない。。。

そうなった場合考えるのが業務の見直しや効率化ですよね。効率化を図る事で、少ない人員で生産性を上げる事が可能になります。

これは十分に労働力の底上げが期待できるものではないでしょうか。

 

(画像引用元:中小企業庁「Q31 業務の見直しによる、生産性向上や人手不足対応への効果」)

 

平成29年度の中小企業庁の調査では、業務プロセスを見直す事で、59.3%の人が生産性向上や人手不足への効果があったと回答しています。

実際にツールを活用する事で得られる効果があるわけですね。

 

 

TRASPが実際に使用しているツール

今回紹介したツールの中で実際に使用しているツールがあります。

Chatwork Trello Bellfaceなど、社員それぞれ違うものを使用している場合がありますが、この3つはほとんどの社員が使用しています。

この中でもChatworkは現在の仕事環境には欠かせないツールの一つです。意思決定から情報共有まで幅広くコミュニケーションをサポートしてくれています。

また、Bellfaceは会社の経費削減に大きく貢献してくれています。TRASPは関西圏だけでなく、お客様がおられるなら全国どこまでもお伺いする所存でございました。

しかし現実的には難しい場所もあり、そんな時はBellfaceを使用し、お伺いしているかのうようにお話しをさせていただいています。

お客様からも隣で話してるみたい!とご好評をいただいています。

 

この他にもEvernoteやTodoistやGoogle系のサービスやMicrosoft系のツール、制作ではAdobe系のツールなどを使用しています。

営業、事務、制作で必要なものが違ったりもしますので、会社・部署それぞれに合ったものを使用していきましょう。

 

2020年はもっとすばらしいツールが出てくると思います。
その時はこちらにそっと書き添えておきます。

 

2019.12.24

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