Outlookでの署名設定方法を解説【ビジネスマナーで必須】

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「Microsoft」の提供している「Outlook」は、パソコンといった端末に直接インストールして使うメールソフトとして有名です。今では「Gmail」といったWebブラウザーから利用できるWebメールに押されがちですが、ビジネスにおいては信頼性の高いメールソフトとして一定のシェアを獲得しています。

ビジネスメールではマナーとして署名を付けるのが一般的です。Outlookでメールをやり取りする場合は、基本の署名設定などを覚えておきましょう。

今回はOutlookにおいて署名の設定方法を知りたい方向けに、基礎と応用のテクニックを両方解説していきます。

【マナーとして定着している】署名って何？なぜ必要なの

署名とはいわゆるサインのことです。現実世界でもクレジットカードを使ったり契約を締結する際などに、筆記や印鑑などでサインを行って本人確認を行います。

ビジネスメールにおいての署名は、「メールを送ったのが誰かを記した基本情報」

を指します。具体的にはメール文面の最後に、

・会社名

・所属部署

・役職

・担当者

・会社の住所

・電話番号やFAX番号

・メールアドレス

・コーポレートサイトのURL

といった会社に関する情報を記入して署名にするのがポイントです。

メールの最後に署名を付けることで、

・自分が誰であるかを明確にして信頼感を出す

・取引に必要な情報を掲載しているのでスムーズな取引を行える

・名刺の代わりとして機能する

といったメリットが得られます。

メールの文面の最後に署名を入れないと、「誰が送ったメールか分からない」と思われて信頼性が低下するでしょう。メールの最後に署名を入れていないビジネスメールはまず考えられません。

ただしメールにいちいち署名を手動で入れるのは面倒ですし、署名テンプレートを別のファイルから貼り付けているとAの署名と間違ってBの署名を貼ってしまうといったトラブルが起きる可能性もあります。Outlookといったメールソフトでは署名をあらかじめ設定して自動で挿入する機能が搭載されています。「メール初心者で効率のよい署名の入れ方が分からない」という方は、最後までこの記事を読んで署名の追加作業を効率化しましょう。

手順を覚えれば楽勝！Outlookでの署名の設定方法

ここからはOutlookで署名を設定する基本の方法をご紹介していきます。

1.「ファイル」タブを選択する

2.「オプション」メニューを選択する

3.「署名」を選択する

4.「新規作成」を選択する

5.署名の名前を入力する

6.署名内容を入力する

7.自動でメールに署名を入れる設定を行う

1.「ファイル」タブを選択する

パソコンからOutlookをクリックして立ち上げます。そして画面の左上にある「ファイル」タブをクリックしてください。

2.「オプション」メニューを選択する

次にアカウント情報に関する画面が表示されるので、左側のメニューから「オプション」メニューを選択してください。「終了」という左側メニューの一番下にあるメニューの真上にあります。

3.「メール」から「署名」を選択する

次に表示された画面から、左メニューにある「メール」をクリックします。そして「メッセージの署名を作成または変更します。」の欄にある「署名」ボタンをクリックしてください。

4.「新規作成」を選択する

次に「署名とひな形」という画面が開くので、「削除」というボタンの右側にある「新規作成」のボタンをクリックしてください。

5.署名の名前を入力する

次に「新しい署名」という小さいダイアログボックスが出現するので、署名を管理する名前を付けてください。たとえば

・企業クライアント向けの場合は「取引先」

・一般消費者向けの場合は「一般ユーザー」

というように、名前だけでどんな署名テンプレートか分かるようにするのがポイントです。後で複数の署名を作って使い分けるときに、すぐ理解できる簡潔な名前にしておきましょう。

6.署名内容を入力する

ダイアログボックスが閉じた後は、4と同じ画面にある「署名の編集」欄に実際の署名内容を入力していきます。自社の状況や送信相手などにより入れるべき情報が変わってくるので考えながら入力しましょう。

たとえば取引先へのメールの場合、サイトURLには取引に関する問い合わせなどができるようコーポレートサイトURLを掲載したほうがよいでしょう。また一般消費者へ商品やサービスに関するメールを行う際は、その商品やサービスの販売サイトURLや問い合わせURLなどを入れるのがマナーです。

7.自動でメールに署名を入れる設定を行う

最後にテストで実際にメール作成を行い、署名が自動挿入されるか確認します。先ほど入れた内容が表示されていればOKです。

簡単にできて便利！メールに応じて署名を使い分ける方法

ここからはメールに応じて署名を使い分ける方法を解説していきます。

1.新たに署名を追加する

2.署名を切り替える

1.新たに署名を追加する

まずは先ほどお伝えした手順に沿って、新しく署名を追加します。もし本記事に沿って入力を行っているならば、「取引先」に対して「一般消費者」という名前で署名を新規追加してみてください。

2.署名を切り替える

署名を新規追加した後は、新規にメールを作成する画面を開いて署名を切り替えていきます。メール作成画面上部にあるリボンから「挿入」カテゴリーを探して、「署名」メニューをクリックします。そして表示された一覧から追加した署名の名前をクリックして適用させてください。

適用後署名テンプレート内容がクリックした内容に変更されれば完了です。

応用編！署名のデザインを編集して見やすくしていこう

署名の使い方が分かった後は、応用編として署名のデザインを編集して見やすいように調整する小技をご紹介していきます。

1.「署名とひな形」ダイアログボックスを開く

2.色を編集する

3.太字に編集する

1.「署名とひな形」ダイアログボックスを開く

まずは署名テンプレートの新規作成や内容入力時に利用した「署名とひな形」ダイアログボックスを開きます。そして「署名の編集」欄を確認します。

2.文字色を編集する

色を編集するには、「B」、「I」、「U」というアイコンのすぐ右にある「自動」と表記された項目をクリックして文字色を変更しましょう（すでにフォントの色が誰かに指定されている場合、表記が違う場合もあります）。色に限らず文字を編集する場合は、変更したい部分をマウスで反転させて選択してからにしてください。選択しないと変更内容が適用されません。