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ビジネスメールの基本例文・署名テンプレート25選！使い方もご紹介
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更新日：2023.03.16
公開日：2020.12.06
ビジネスメールの書き方に悩むときってありますよね。
ビジネスでのメールのやり取りには、決まった型（ルール）があります。この定型を覚えておくと、少し文章を変えるだけで応用ができます。
今回は、ビジネスシーンで使えるメールの例文や署名のテンプレートを25選ご紹介。
お詫びやお礼、お悔やみやお祝いなど、シーン別になっていますので、社外やお客さまへのメールにコピペしてお使いください。また、WebマーケティングのプロであるTRASPが、メールの書き方、書き出しコツや使い方についても解説します。
iPhoneのドメインメール指定受信の設定方法について解説した記事がありますので、こちらも参考にしてください。
目次
【シーン別】ビジネスメールの例文・テンプレート
ビジネスメールの基本の定型は、
- 相手の名前・・・〇〇株式会社 〇〇様
- あいさつ・・・いつもお世話になっております。
- 自分の名前・・・株式会社〇〇の〇〇です。
- 本文
- 結び・・・何卒よろしくお願いいたします。
という構成になります。難しく考える必要はなく、この定型文を使いまわすだけで良いのです。
「あいさつ」部分は3パターンあり、上記のほかに
初めての相手であれば、
「初めてメールをさせていただきます。株式会社〇〇の〇〇と申します。」
久しぶりの相手であれば、
「大変ご無沙汰しております。・・・」
と変化させれば良いでしょう。
また、社内メールであれば、次のように簡単な書き方でOK。
- 相手の名前・・・〇〇さん
- あいさつ・・・お疲れさまです。
- 自分の名前・・・（〇〇部の）〇〇です。
- 本文
- 結び・・・以上、よろしくお願いいたします。
同じ部署内や頻繁にメールが続いているなどであれば、「お疲れさまです」「よろしくお願いいたします。」だけで良い場合もあります。どんなに親しい間柄であっても、ビジネスメールであればあいさつと結びは、最低限でもマナーとして書くほうが良いでしょう。
では、ビジネスメールのテンプレートをシーン別に紹介していきます。
催促
「問い合わせをしたのに相手からなかなか返事が来ない」「納品が送れている」などで催促メールを送りたいケースがビジネスではよく見られます。この場合気を付けたいのは、相手に明らかな非がある場合でも高圧的な文面は避けましょう。品位を欠かないように、どのような状況においても「いかがでしょうか」「お忙しいところ恐縮ですが」などといった思いやる文章がマナーとなります。
ver1
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
いつもお世話になっております。
〇〇〇〇株式会社の〇〇です。
表題の件ですが、先日お問い合わせいたしました〇〇の状況はいかがでしょうか。
本日現在まだ到着の確認できていませんので連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただきまして
ご返信いただけますと幸いです。
本メールと行き違いでご提出されてましたら申し訳ございません。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願い申し上げます。
ver2
◯◯◯◯株式会社
営業部 ◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日は当社製品をご用命いただき誠にありがとうございました。
その際にお伝えしておりました通り、納品に当たって(催促したい物)を頂戴したく存じます。
◯月◯日の期日を過ぎておりますが、今週中にいただければ期日に間に合うようにお納めすることができますので、お忙しいところ恐れ入りますがご対応いただきますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
期日などを入れる場合
「スケジュールは●年●月●日に資料を送付しますので、●年●月●日までにご返答ください。また、当日●年●月●日は10時までにお越しください。」
といった書き方では読みづらいため、適宜改行や箇条書きを用いてください。
「スケジュールは以下を予定しております。
・資料送付：●年●月●日
・返答期日：●年●月●日
・打ち合わせ日：●年●月●日 10:00までにお越しください。」
お詫び
ビジネスメールは24時間以内の返信が基本ですが、休暇などで返信が遅れてしまった場合は謝意を伝えましょう。また、製品の不良やサービスの不手際で迷惑をかけてしまった場合は、謝罪のあとにかならず改善策・今後の対応を書きましょう。
返信をお待たせした時
◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様
平素はお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
この度はお問い合わせへのご回答が大幅に遅れてしまい、申し訳ございませんでした。
私事で恐縮なのですが、◯月◯日まで忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました。
ミスで迷惑をかけてしまった時
◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様
平素はお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
この度は弊社の不手際で◯◯様にご不便をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
代替品につきましては、明日の午前中にお届けできるように手配いたしました。
今回のようなことがないように努めてまいりますので、今後も弊社サービスをご利用いただけますようお願いいたします。
後日、改めて謝罪にうかがわせていただきます。
取り急ぎ、メールでのお詫びを申し上げます。
請求書再発行のお願い
紛失ver
株式会社◯◯◯◯
経理部 ◯◯ 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
本日は、貴社から送っていただいたご請求書（◯◯◯-◯◯◯）の再発行についてお願いしたく連絡いたしました。
◯月◯日に確かに受領した上記請求書なのですが、弊社の管理ミスにより紛失してしまいました。
誠に申し訳ありません。
今後は、書類の管理を徹底し、このようなことが２度と起きないように参る所存です。
誠に恐縮ではございますが、◯月◯日までに再発行をお願いいたします。
お忙しい中、このような依頼をすること重ね重ねお詫び申し上げます。
先方不備ver
株式会社〇〇〇〇
経理部 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
昨日、〇月お支払い分の請求書を
拝受致しましたのでご報告申し上げます。
さっそく請求書の内容を確認しましたところ、
下記のとおり、〇,〇〇〇円の誤算が御座いました。
・ご請求金額の記載について
誤：〇〇〇,〇〇〇円
正：〇〇〇,〇〇〇円
つきましては、お調べのうえ、改めて請求書を
ご送付いただきますようお願い申し上げます。
なお、当該の請求書は本日返送致しますので
ご受納くださいませ。
上記につきまして何卒宜しくお願い申し上げます。
日程調整
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
先日お問い合わせいただきました新サービス「〇〇」の件で、
ご要望いただいた通り、弊社担当者から説明させていただく機会をいただければと存じます。
私〇〇と技術担当者の2名で貴社へ伺います。
つきましては、以下の日程でご都合いかがでしょうか。
１． ●月●日（月）10:00～12:00
２． ●月●日（火）13:00～15:00
３． ●月●日（水）14:00～16:00
ご都合が悪い場合は調整をいたしますので、
ご希望の日時を複数お知らせいただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします。
日程調整の場合は、「いつが良いですか？」という聞き方ではなく、こちらがいくつか日程の案を出しましょう。
挨拶
休職の挨拶
株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
本日は休職のご挨拶で連絡いたしました。
私事で大変申し訳ありませんが、一身上の都合により休職することとなりました。
◯月◯日よりお休みさせていただき、◯月◯日に復帰予定です。
休職中は下記、担当者が◯◯部署の◯◯に変更となります。
後任担当者連絡先
・担当：◯◯ 部署◯◯
・連絡先：◯◯◯-◯◯◯◯
・メールアドレス：◯◯◯◯＠◯◯◯
本来なら直接お会いしてご挨拶すべきところを、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
しばらくの間業務を離れることとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社にご迷惑をお掛けしますこと、大変恐縮に思います。
今後とも変わらぬお力添えのほど、よろしくお願い申し上げます。
退職の挨拶
株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
この度、貴社を担当しておりましたが、一身上の都合により退職することとなりましたので、
後任として、◯◯部の◯◯が担当させていただくことになりましたので連絡申し上げます。
担当者の変更によって、ご不便ご迷惑をお掛けしないよう、万全の引き継ぎを行う所存です。
これまで本当にお世話になりました。
担当者が変わりましても誠心誠意、ご期待にお応え出来るよう努力して参りますので、
引き続き変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。
近日中に後任の◯◯との挨拶に伺わせていただきます。
メールで大変恐縮ですが、取り急ぎご挨拶申し上げます。
退職の場合も休職と同じように後任者の紹介を入れましょう。
退職の理由などには触れず、
「このたび、一身上の都合により●月●日（●曜日）をもちまして、退職することになりました。」
といった簡単な文面で良いと思います。
担当者変更
株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
本日は担当者変更に関するお知らせでメールいたしました。
この度、社内の人事異動により、◯月◯日より◯◯部の◯◯が貴社を担当させていただく事となりました。
在任中は◯◯様には大変お世話になり、感謝しております。
◯◯部の◯◯は入社してから◯年経過しており、ベテラン社員として業務に携わっております。
これからも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
後日改めまして、新任者の◯◯より挨拶させていただきます。
よろしくお願い申し上げます。
着任の挨拶
株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
このたび人事異動により、●月●日付で〇〇支店に着任いたしました。
今後は前任の〇〇にかわり、私が貴社を担当いたします。
より一層、貴社のお役に立てるよう精進いたしますので、気になることがあれば、
遠慮なくお申し付けください。
早速ではございますが、ご挨拶に伺いたく存じます。
●月●日に伺えればと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。
季節柄系の挨拶
年始
株式会社◯◯◯◯
営業課 ◯◯ 様
謹んで新春のお祝いを申し上げます。
株式会社◯◯の◯◯です。
昨年は、格別のお引き立てにあずかり、誠にありがとうございました。
本年もこれまで以上に精進し、業務に励んで参る所存です。
今後とも変わらぬご指導とご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。
なお、弊社は◯月◯日◯時より、通常営業を開始いたします。
お気づきのことがあれば、◯◯まで遠慮なくお問い合わせください。
新年の慌ただしいなか、メールにてのご挨拶となり大変申し訳ございません。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
年末
◯◯株式会社
◯◯課 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
いよいよ年の瀬が迫り、ご多忙な日々をお過ごしのことと存じます。
本年も◯◯様には格別のご愛顧を賜りまして厚く御礼申し上げます。
来年もさらなる向上を目指し、より一層努力していく所存でございますので、
引き続きご支援を賜りますようお願い申し上げます。
なお、当社の年末年始の営業は下記の通りです。
年内営業：◯◯◯◯年12月◯◯日（◯）◯◯時まで
年始営業：◯◯◯◯年1月◯◯日（◯）◯◯時より
来年も相変わらぬのご愛顧を賜りますようお願い申し上げまして、
年末のご挨拶とさせていただきます。
よいお年をお迎えくださいませ。
新年もどうぞよろしくお願いいたします。
夏季・年末年始等営業時間
株式会社◯◯ 御中
季節のご挨拶、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
株式会社◯◯、◯◯部の◯◯と申します。
さて、誠に勝手ではございますが年末年始の営業につきまして、
下記の通り営業時間を短縮させていただきます。
皆様にはご不便、ご迷惑をおかけいたしますが、
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
■年末年始の営業時間
年内営業 ◯◯年◯月◯日 18：00まで
年始営業 ◯◯年◯月◯日 10：00
※◯◯年◯月◯日 10：00より通常稼働
来年も、本年以上に皆様にご愛顧いただけるよう精進して参ります。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。
最後になりますが、皆様からのご愛顧に感謝の意を示しますとともに、
新年の皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
お祝い
結婚された
○○株式会社 〇〇部 〇〇様
株式会社 〇〇商事 〇〇部の〇〇〇〇です。
お世話になっております。
さて、本日貴社営業部の日野様より、
新田様がご結婚なさるとのお話を伺いました。
心よりお祝い申しあげます。
新田様の朗らかなお人柄や、確実なお仕事ぶりから拝察するに、
笑顔の絶えない堅実なご家庭をつくられることと存じます。
これから何かとお忙しくなられるかと思いますが、どうぞ
お身体を大切になさってください。
まずは取り急ぎメールにてお祝い申しあげます。
お悔やみメール
〇〇株式会社
〇〇 〇〇 様
(亡くなられた方)様逝去の報に接し、
遅ればせながら衷心よりお悔やみ申し上げます。
しばらくは何かとお取り込み中かと思い
略儀ながらメールでのお悔やみとさせていただきました。
失礼の段何卒ご容赦下さい。
返信のお気遣いは不要でございます。
落ち着かれましたらまたご連絡下さい。
故人のご冥福をお祈り申し上げます。
メールマーケティングについて解説した記事がありますので、こちらも参考にしてください。
ビジネスメールの件名のつけ方
ビジネスメールにおいて、件名（タイトル）というのは重要になります。
なぜなら、件名を見て「開くか、開かないか」や、「今見るか」「後回しにするか」などといった判断をする場合が多いためです。
件名がない（空白）のはもちろんNGですが、「お願い」「ご案内」といった一言のみの件名にも注意。どんな内容が書かれているかわからないメールは、未読のまま放置される可能性もあります。
したがって、
「新商品〇〇についてのご案内（●月●日リリース）」
「新型コロナウイルスの感染拡大によるセミナー中止のお知らせ」
「お打ち合わせ日程調整について」
といった、件名だけで内容がわかるように具体的なタイトルを付けましょう。
ビジネスメールの署名テンプレート
ビジネスメールには、かならず署名を付けましょう。
誰から来たかわからないメールは、信用性がなく、ごみ箱に入れられてしまうおそれがあります。
署名の必要性や、自動挿入の方法について解説した記事がありますので、こちらも参考にしてください。
シンプルな署名
───────────────────
株式会社○○○○
○○部
○○ 〇〇
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: ABC＠abc.com
URL: http://abc.com/
───────────────────
---------------------------------------------------- 株式会社○○○○ ○○部 〒000-0000 住所：東京都○○区1-2-3 TEL：00-0000-0000 FAX：00-0000-0000 E-mail： ABC＠abc.com URL: http://abc.com/ -----------------------------------------------------
------------------------------------------------------------ 株式会社〇〇 〇〇 ------------------------------------------------------------ 〇〇 〇〇 / （氏名のローマ字表記） 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: ABC@abc.com URL: http://abc.com/ ------------------------------------------------------------
── 株式会社〇〇 〇〇 ───────────────
署名 〇〇 〇〇 /（氏名のローマ字表記）
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: ABC@abc.com
URL: http://abc.com/
──────────────────────────────
─────−- - - - - -−───── 株式会社○○○○ ○○部 マネージャー 〇〇 〇〇 / （氏名のローマ字表記） 〒000-0000 東京都○○区1-2-3 TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: ABC＠abc.com URL: http://abc.com/ ─────−- - - - - -−─────
おしゃれな署名
╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
╋┿╋┿╋ 株式会社〇〇 〇〇
╋┿╋┿ 署名管理部 マネージャー
╋┿╋ 署名 〇〇 〇〇 / （氏名のローマ字表記）
╋┿ 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
╋ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
╋ Email: ABC@abc.com
╋ URL: http://abc.com/
╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
┌◆◇────────────────────────────────────────◇◆┐
株式会社〇〇 〇〇 署名管理部 マネージャー
署名 〇〇 〇〇 / （氏名のローマ字表記）
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: ABC@abc.com
URL: http://abc.com/
└◆◇────────────────────────────────────────◇◆┘
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
┏┓
┗■ 株式会社〇〇 〇〇
署名管理部 マネージャー
署名 〇〇 〇〇 / （氏名のローマ字表記）
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: ABC@abc.com
URL: http://abc.com/
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
○●--------------------------------------------●○ 株式会社〇〇 営業部 ○○ ○○／（氏名のローマ字表記） 〒000-0000 東京都渋谷区0-0-0 Tel:00-0000-0000／Fax:00-0000-0000 Email:ABC@abc.com URL:http://abc.com/ ○●--------------------------------------------●○
お知らせのついた署名
----------------*------------- 株式会社○○○○ ○○部 ○○ 〇〇 〒000-0000 東京都○○区1-2-3 TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: ABC＠abc.com URL: http://abc.com/ ────────────────────────────── ＜〇〇休業のお知らせ＞ 誠に勝手ながら○月○日～○日は〇〇休業とさせていただきます。 メールでのお問い合わせは受け付けておりますが ご返信は○月○日以降となります。 何卒ご了承のほどお願い申し上げます。 ----------------*-------------
まとめ
ビジネスメールは、決まったルールを覚えれば難しくありません。
具体的な件名を付け、文頭には相手の名前、あいさつ、自分の名前を入れます。
結びの言葉と署名も忘れないようにしましょう。
TRASPはさまざまな企業の課題分析から運用まで、まるっと支援しています。
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